Manager l’entreprise avec des secrétaires



Lundi 3 Mars 2014

Effectuer une conduite du changement radicale en mettant aux commandes les secrétaires et assistants. La pratique est de plus en plus répandue.


Manager l’entreprise avec des secrétaires
Quelle fonction précise ?

Les postes de secrétaire sont extrêmement variés. Les tâches peuvent aller de la simple réception au téléphone et prise de rendez-vous à une fonction beaucoup plus complète comme une délégation de décision et intervention dans les négociations. Pour ces dernières, la fonction de secrétaire s’apparente à une fonction exécutive.
Les professions de secrétaires exécutifs, ou encore dans l’armée, les aides de camp remplissent très souvent le rôle d’un adjoint qui a la possibilité de se substituer à son chef de haut niveau pour des décisions plus ou moins importantes. Ce super secrétaire peut aussi permettre de dédouaner de manière habile son chef dans sa responsabilité en cas de décision malheureuse. La responsabilité pénale quant-à-elle ne peut pas être transférable.

Pilotage à vue

Et pourtant, les américains se sont emparés de cette nouvelle approche avec l’accentuation des crises économiques et financières ces quinze dernières années.

Ainsi, une multinationale américaine dans le domaine des assurances a réorganisé en profondeur dans les années 2003 ses filiales commerciales à l’étranger en baisse de régime. Les boards locaux ont tous été remerciés du jour au lendemain.
Pour permettre à aux filiales de continuer à fonctionner, un management provisoire est constitué. Ce ne sont pas les personnes du middle management qui sont nommées aux commandes, mais les secrétaires des patrons partis comme un éclair. L’orage gronde dans les équipes intermédiaires, et cela est voulu. Le prétexte est simple : ce sont les secrétaires qui connaissent le mieux les dossiers sensibles : des petites mains fort agiles, alors que les dirigeants de l’étage inférieur dans la hiérarchie restent en dehors des dossiers sensibles.

Sans formation préalable, les secrétaires peuvent s’asseoir sur le fauteuil de leur patron. La confusion est grande, et l’incapacité de gouvernance est souvent au rendez-vous. Les équipes sont livrées à elles-mêmes en dépit de bon sens.

Favoriser un turnover

Les équipes intermédiaires se lassent très vite, et les démissions s’amassent. La technique semble certes barbare, mais efficace, puisque les négociations de départ sont quasi-inexistantes.
Le Groupe américain d’assurances a pu ainsi effectuer une conduite du changement radicale et efficace tant du point de vue financier que stratégique. Les secrétaires sont restées à plus de 82% dans l’entreprise en reprenant leur poste précédent. Les détiennes aussi tout l’historique de l’entreprise, ce qui n’est pas négligeable. Les nouvelles équipes dirigeantes ont été préalablement briefées au siège de l’entreprise avec également une séance de team-building où étaient conviées les secrétaires.

Essaimage

En dix années, cette technique arrivée des Etats-Unis a débarqué en Europe et en Asie. De nombreuses ETI se sont inspirées de ce modèle de rupture.

Les nouveaux dirigeants sont eux-mêmes partis pour essaimer cette technique à laquelle ils ont pu prendre goût pour la plupart. En effet, cette pratique offre des opportunités à de jeunes dirigeants qu’ils ne pourraient pas se voir proposer dans une évolution plus classique. Il reste à observer dans les années futures ce que vont devenir ces dirigeants de choc, et qui représentent un segment particulier du turnaround.

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